集中式掃描為政府辦公室提供了將舊檔案和現有紙張文件掃描成電子格式的強大功能。這樣不僅可便於與其他部門共用文件，而且可以提高文件歸檔與管理的效率。由於新建立的文件和附加材料需要填加到現有的電子檔案中，而集中式掃描流程和基礎設施成本高昂而且效率低下；因此，利盟透過其智慧型多功能打印機引入了分布式掃描流程，這樣即可作為正常文件處理流程的一部分，將紙張文件和資訊有效地掃描成能夠併入現有電子記錄資料夾的電子格式。
分佈式掃描提供下列好處：
- 降低營運成本
- 使整個組織可以更快獲得掃描的資訊
- 消除了要掃描文件的運送成本
- 減少了所有組織間的輸出費用
- 減少了辦公室運作所需的裝置數量
- 提高了資料的準確性
